Con lo sviluppo delle tecnologie digitali e la raccolta massiva di dati da parte delle aziende, la protezione delle informazioni personali dei clienti, dei dipendenti e dei dati aziendali sensibili è diventata una priorità.
I dati personali di cui intendiamo occuparci in questo articolo possono includere dati dei clienti, come nomi, indirizzi, numeri di telefono, informazioni finanziarie e altro ancora; ma anche dati interni sensibili, come informazioni sul personale, strategie aziendali, proprietà intellettuale e altre informazioni confidenziali.
Non solo obbligo ma anche risorsa
Proteggere i dati dei clienti e le informazioni sensibili non solo rappresenta un obbligo legale, ma può anche costituire un vantaggio competitivo.
Prima di tutto, la protezione dei dati dei clienti rappresenta una responsabilità etica e legale. Le aziende devono conformarsi alle leggi sulla privacy e garantire che i dati dei clienti vengano trattati in modo sicuro e conforme. La mancata conformità può comportare conseguenze legali, pesanti sanzioni e danni reputazionali.
In secondo luogo, la privacy aziendale rappresenta un fattore determinante per la fiducia dei clienti. I consumatori si aspettano che le loro informazioni personali vengano trattate in modo sicuro e che le aziende facciano tutto il possibile per proteggerle. Una violazione della privacy può portare alla perdita di clienti esistenti e potenziali.
Gli strumenti del Garante per l’ottimizzazione della privacy aziendale
Da almeno un decennio, il tema della privacy in azienda è tanto cruciale da aver impegnato il Garante per la privacy nell’individuazione di dieci “buone pratiche" per la protezione della privacy aziendale. Il vademecum del Garante, ancora di grande attualità, è un ottimo strumento per migliorare, da una parte, l’immagine dell’impresa, come soggetto attento al principio di "responsabilità sociale", e, dall’altra, la capacità di business, per l’incremento della fiducia di utenti e consumatori nella serietà e affidabilità dell’attore economico.
Più di recente, a giugno 2023, lo stesso Garante ha pubblicato la nuova edizione della "Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali”. Va evidenziato che il Regolamento europeo ha introdotto la figura del Responsabile della protezione dei dati (RPD), “figura indipendente, autorevole e con competenze manageriali, che offre consulenza e supporto al titolare e funge da punto di contatto con il Garante”.
L’individuazione di un professionista adeguato al ruolo, dunque, è una azione fondamentale per ottimizzare la privacy aziendale.
5 suggerimenti per affrontare al meglio la privacy aziendale
Per aiutare le imprese a valorizzare il proprio patrimonio dati, trasformando la privacy da costo a risorsa, senza ridurre le tutele dei diritti fondamentali della persona, elenchiamo 6 suggerimenti utili:
- Conoscere le leggi sulla privacy dei dati: è essenziale comprendere gli obblighi legali e adottare politiche e procedure conformi alla normativa vigente.
- Implementare misure di sicurezza adeguate: la protezione dei dati aziendali sensibili richiede l'adozione di misure di sicurezza robuste. Ciò implica utilizzare tecnologie di crittografia, firewall, software antivirus e altre soluzioni di sicurezza per proteggere i dati dall'accesso non autorizzato.
- Limitare l'accesso ai dati personali al solo il personale autorizzato. Ciò può essere realizzato attraverso l'utilizzo di sistemi di autenticazione a più fattori e l'implementazione di politiche di controllo degli accessi.
- Formare il personale sulla privacy dei dati: assicurarsi che tutti i dipendenti siano consapevoli delle politiche aziendali sulla privacy dei dati e delle migliori pratiche per la loro sicurezza.
- Monitorare e rispondere alle violazioni della privacy dei dati: avere un piano di risposta alle violazioni dei dati è fondamentale in caso di incidenti di sicurezza. Stabilire procedure per individuare, gestire e notificare tempestivamente le violazioni della privacy dei dati e adottare le misure di disaster recovery.
- Dotarsi di strumenti software avanzati per adeguare il sistema di gestione privacy al GDPR. Sul mercato sono disponibili software in cloud efficaci, sviluppati per le aziende e la pubblica amministrazione. Con un tool adeguato è possibile garantire la privacy aziendale, riducendo i costi generali.
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