Whistleblower Software
La soluzione per la segnalazione di illeciti in azienda
La soluzione in breve
Whistleblower Software è una piattaforma online che permette ai dipendenti di segnalare in modo sicuro e anonimo eventuali violazioni di legge, codici etici o regolamenti interni da parte dell'azienda o dei suoi collaboratori.
Whistleblower Software è conforme alla Direttiva UE 2019/1937 e al D.lgs. n. 24/2023 sul whistleblowing, che obbligano le aziende con più di 50 dipendenti a dotarsi di un canale di segnalazione interno.
Dilaxia è distributore e partner di Whistleblower Software in Italia, e si impegna ad offrire ai propri clienti una soluzione completa per la gestione delle segnalazioni, con assistenza tecnica e consulenza legale.
La nostra consulenza
Dilaxia non si limita a fornire la piattaforma Whistleblower Software, ma offre anche un servizio di consulenza personalizzato per aiutare le aziende a implementare e gestire al meglio il canale di segnalazione. La nostra consulenza comprende:
• L'analisi delle esigenze e degli obiettivi dell'azienda in materia di whistleblowing
• La definizione delle politiche e delle procedure di gestione delle segnalazioni, in linea con le norme vigenti e le best practice
• La formazione dei responsabili delle segnalazioni e dei dipendenti sul funzionamento e sull'importanza del canale di segnalazione
• Il supporto continuo in caso di problemi tecnici o legali relativi alle segnalazioni.
01 / Come funziona
Whistleblower Software è una piattaforma cloud accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Per segnalare un illecito è necessario seguire questi semplici passi:
Segnalazione
Compilare il modulo di segnalazione, indicando il tipo di illecito, la sua gravità, i soggetti coinvolti ed eventuali prove a conferma del fatto.
Invio
Inviare la segnalazione, ricevendo una password univoca per accedere alla comunicazione con il responsabile delle segnalazioni.
Tracciamento
Seguire lo stato della segnalazione, ricevere le risposte del responsabile e se necessario fornire ulteriori informazioni.
Il responsabile riceve le segnalazioni nella sua dashboard, dove può:
Visualizzazione
Visualizzare le informazioni e le prove fornite dal segnalante.
Risposta
Rispondere al segnalante, chiedendo chiarimenti o aggiornamenti.
Gestione
Assegnare il caso a un altro responsabile, se necessario, oppure gestirlo seguendo le procedure interne e le norme vigenti.
Conclusione
Chiudere il caso comunicando al segnalante l'esito e le eventuali azioni intraprese.
02 / Benefici
Whistleblower Software offre numerosi vantaggi rispetto ad altre soluzioni di segnalazione, tra cui:
• Una comunicazione bidirezionale e criptata tra il segnalante e il responsabile delle segnalazioni, che garantisce la riservatezza e la protezione dei dati personali
• Una segnalazione orale tramite messaggi vocali, che facilita l'espressione del segnalante e riduce il rischio di identificazione attraverso la modifica della voce
• Un supporto multilingue, con oltre 70 lingue disponibili, che permette di raggiungere tutti i dipendenti a prescindere dalla loro nazionalità o provenienza
• Una dashboard intuitiva e personalizzabile, che consente di monitorare lo stato delle segnalazioni, assegnare i casi, gestire le risposte e generare report.
SICUREZZA
Protegge i dati e la privacy dei segnalanti con la crittografia end-to-end e il rispetto delle normative GDPR e ISO 27001
FACILITÀ
Permette una configurazione rapida e intuitiva del sistema, una comunicazione bidirezionale con il segnalante e una gestione dei casi integrata nel sistema
PERSONALIZZAZIONE
Consente di adattare il sistema alle esigenze dell’organizzazione, scegliendo il branding, la lingua, le informazioni richieste e i canali di segnalazione
TRANQUILLITÀ
Con un servizio completo di consulenza, formazione e assistenza siete tranquilli sotto tutti gli aspetti: tecnici, procedurali e legali
03/ Come Collaboriamo
IMPLEMENTAZIONE
Creiamo il sito di segnalazione personalizzato.
ACCESSO
Forniamo la procedura di login alla dashboard per i responsabili delle segnalazioni.
ASSISTENZA
Ti aiutiamo in caso di problemi tecnici o applicativi relativi al software.
Ad esempio:
• Redazione del Regolamento generale relativo alla procedura di Whistleblowing per definire le regole, le responsabilità e le garanzie del sistema di segnalazione, nonché le modalità di pubblicazione e divulgazione del canale interno;
• Redazione informativa della specifica dipendenti o implementazione del Regolamento aziendale: redazione della nomina del Responsabile Esterno per la società che gestisce la piattaforma;
• Assistenza per la valutazione d’impatto (PIA) per valutare i rischi e le misure di sicurezza da adottare in relazione al trattamento dei dati personali effettuato tramite la piattaforma di segnalazione;
• Formare i responsabili delle segnalazioni sull'uso della piattaforma e sulle buone pratiche; • Supportare l'azienda in caso di problemi tecnici o legali, anche grazie alla collaborazione con LexJus Sinacta, un'associazione professionale nazionale di avvocati e dottori commercialisti.
Insights e news
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04 / Servizi aggiuntivi
Grazie alla partnership con LexJus Sinacta, Dilaxia può offrire ai propri clienti servizi aggiuntivi in ambito whistleblowing, quali:
• Studio ed analisi della struttura aziendale per individuare le aree di rischio, le figure coinvolte e le modalità di gestione delle segnalazioni
• Redazione della comunicazione ai sindacati per informare le rappresentanze sindacali sull’attivazione del canale di segnalazione e sulle modalità di coinvolgimento e consultazione
• Redazione verbale del CDA per approvazione della procedura di whistleblowing e approvazione della nomina del gestore della segnalazione per formalizzare le decisioni del Consiglio di amministrazione in merito all’adozione del sistema di segnalazione e alla scelta del responsabile esterno
• Redazione del contratto di nomina del gestore per regolare i rapporti tra la società e il responsabile esterno, stabilendo le condizioni, le modalità e le obbligazioni del servizio di gestione delle segnalazioni
• Integrazione MOG (parte sanzionatoria): per adeguare il modello di organizzazione e gestione previsto dal decreto legislativo 231/2001, inserendo le sanzioni disciplinari applicabili in caso di violazione delle norme sul whistleblowing.
IN COLLABORAZIONE CON:
