Invoice Tagger, gestione automatica delle fatture
  • Manifatturiero
  • Terziario

Bisogno

Supporto per migliorare e testare un software sviluppato da Turtle.

Soluzione

  • Software Custom Development

Il contesto

Un importante consorzio nazionale che gestisce servizi di trasporto per conto terzi coordina oltre 250 imprese associate e quasi 900 mezzi. L’azienda centrale si occupa di organizzare i trasporti, monitorare le prestazioni e gestire centralmente le fatture relative alle consegne effettuate per molteplici fornitori da parte delle diverse aziende-socie.

Il modello organizzativo, che unisce la flessibilità operativa dei piccoli trasportatori all’efficienza di una struttura centrale, richiedeva un sistema in grado di smistare e classificare automaticamente le fatture ricevute, assegnandole ai corretti centri di costo.

La sfida

Ogni giorno l’ufficio amministrativo riceve decine di fatture in PDF o XML, riferite a trasporti effettuati da mezzi e aziende differenti, su incarico di committenti diversi. La gestione manuale comportava:

  • Rischio di errori nella registrazione dei documenti contabili

  • Tempi lunghi di validazione, riconciliazione e controllo

  • Difficoltà nel tracciare puntualmente il mezzo, l’azienda associata e il cliente di riferimento

  • Complessità nella corretta attribuzione dei costi ai soggetti e ai servizi coinvolti

La soluzione

Dilaxia ha realizzato Invoice Tagger, un’applicazione web personalizzata per automatizzare la classificazione delle fatture di trasporto.
La soluzione consente di:

  • Caricare documenti in PDF o XML con un’interfaccia intuitiva

  • Estrarre in automatico i dati rilevanti (fornitore, mezzo, azienda associata, importi, codici, cliente finale)

  • Evidenziare e gestire anomalie (dati mancanti, incongruenze tra campi)

  • Correggere e validare manualmente solo le eccezioni

  • Assegnare ogni fattura al corretto centro di costo in base alle logiche aziendali

Il sistema produce un flusso ordinato di fatture pronte per l’inserimento nei sistemi di contabilità e controllo di gestione.

Risultati

  • Riduzione significativa del carico amministrativo manuale
  • Tracciabilità completa per ogni fattura: mezzo, azienda-socia, cliente finale
  • Ottimizzazione del flusso contabile e della riconciliazione dei costi
  • Miglioramento della precisione nella reportistica e nella gestione associativa

Bisogno

Snellire il flusso delle fatture e garantirne una corretta classificazione e imputazione contabile, anche in scenari complessi

Soluzione

  • Automazione completa dei processi con l'AI
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