Controlli, adempimenti, scadenze. In materia di sicurezza sul lavoro, le novità legislative sono all’ordine del giorno e richiedono una costante attenzione all’evoluzione di regole e tempistiche. Come ha dimostrato il periodo della pandemia, tra norme e termini in continuo aggiornamento può diventare complesso gestire i diversi aspetti in materia di sicurezza sul lavoro.
Per non lasciarsi sommergere dalle carte, le aziende devono dunque adeguare i propri strumenti. Le moderne soluzioni software per la gestione della sicurezza sul lavoro nascono proprio per aiutare le imprese a tenere sotto controllo tutti gli adempimenti richiesti dal legislatore, dalla consegna dei dispositivi di protezione individuale alla reportistica sugli infortuni, evitando inadempienze o ritardi.
Avere una visione d’insieme di tutti i dati relativi alla tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori è infatti il modo migliore per semplificare e ottimizzare le attività di gestione, sia per l’azienda sia per i dipendenti. Se tutti fanno riferimento a un unico strumento, che memorizza i dati a livello centrale, è più facile verificare in ogni momento ciò che è stato fatto e ciò che è stato programmato in tema di riduzione dei rischi e di tutela della sicurezza dei lavoratori.
I requisiti di un buon software per la sicurezza sul lavoro
Aziende private e pubbliche, così come le società di consulenza, si affidano sempre più spesso a piattaforme digitali per pianificare, eseguire e controllare tutte le attività di sicurezza aziendale. Ma quali caratteristiche deve avere un buon software per la gestione della sicurezza sul lavoro? Ecco quali requisiti e funzionalità fanno la differenza nella scelta della soluzione.
- Integrazione e facilità di utilizzo
Per ridurre davvero il carico di lavoro che grava sugli uffici deputati alla sicurezza sul posto di lavoro, occorre che il software sia in grado di gestire in modo integrato tutte le attività di sicurezza aziendale. Solo un sistema integrato permette infatti di semplificare gli adempimenti, poiché traccia, analizza e gestisce in modo puntuale tutti gli eventi che impattano sulla sicurezza aziendale, dando attuazione anche alle conseguenti misure di protezione degli ambienti di lavoro. Fondamentale è anche la facilità di utilizzo: i migliori software sono intuitivi, personalizzabili e semplici da consultare, meglio se capaci anche di segnalare all’utente scadenze e adempimenti importanti.
- Gestione multi-utente e multi- dominio
La gestione della sicurezza sul posto di lavoro è un’attività che coinvolge più soggetti all’interno dell’organizzazione. È, quindi, importante che un buon software di gestione permetta di creare tutte le utenze necessarie allo svolgimento delle diverse attività, da quelle formative a quelle amministrative. Per garantire la massima protezione dei dati e delle informazioni inserite, gli accessi vanno gestiti nel rispetto puntuale delle regole di sicurezza, permettendo ai diversi utenti di accedere a singole sezioni del software in base alle azioni che devono eseguire e per il tempo necessario a farlo. Inoltre, in caso di aziende geograficamente diffuse, perché articolate su più sedi e perché parte di uno stesso gruppo, è necessario che il software consenta una gestione centralizzata delle attività di sicurezza anche se dislocate sul territorio.
- Disponibilità di dati e reportistica
Fare affidamento su un unico strumento di gestione e controllo significa anche avere piena visibilità sui dati relativi alle attività relative alla sicurezza aziendale. Le migliori soluzioni software sono perciò quelle che mettono a disposizione report semplici da consultare e personalizzabili, relativi a infortuni, near miss, non conformità e DPI. Monitorando i dati su indici di infortunio e indicatori di performance, l’azienda è infatti in grado di stabilire le soglie da rispettare per garantire gli standard di sicurezza. Potendo visualizzare le statistiche interne, inoltre, i responsabili della sicurezza possono individuare le principali cause di rischio e definire di conseguenza le azioni correttive da mettere in campo per prevenire nuovi incidenti e problemi.
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