Gestire i dati del personale richiede oggi aggiornamenti costanti, massima protezione e agilità di accesso e scambio delle informazioni. Ecco perché, di fronte a una crescita esponenziale dei dati dei dipendenti, è sempre più difficile per la funzione HR garantire una gestione corretta e ordinata degli adempimenti richiesti all’azienda. Soprattutto quando si tratta di informazioni sensibili come i dati sanitari.
Con la necessità di rispettare obblighi di compliance sempre più stringenti, l’imperativo è ridurre i tempi di lavoro e ottimizzare la sicurezza e la condivisione dei dati. Nei moderni luoghi di lavoro, in cui processi e pratiche interne diventano sempre più complessi, la gestione della cartella sanitaria dei dipendenti richiede perciò l’utilizzo di un corretto supporto tecnologico. I nuovi software per la salute e sicurezza sul posto di lavoro sono, dunque, la soluzione ideale per avere sempre informazioni precise e aggiornate sullo stato di salute dei dipendenti e condividere i dati in tempo reale con il medico competente.
Come funziona un software per la salute e sicurezza sul lavoro
I moderni sistemi software per la salute e sicurezza sul posto di lavoro permettono di gestire in modo centralizzato tutti i dati sulle condizioni di salute dei lavoratori richiesti dalle normative, facilitando l’adempimento degli obblighi da parte delle aziende e semplificando l’attività degli operatori preposti al controllo. Grazie a interfacce di raccolta dati predefinite e personalizzabili, è possibile inserire le informazioni su ogni accertamento, visita o giudizio di idoneità.
Il sistema permette di pianificare le attività di sorveglianza sanitaria, gestendo le anagrafiche dei dipendenti e prenotando in anticipo le attività. Dall’identificazione dei nuovi assunti alla collocazione nello specifico protocollo sanitario, il software consente di visualizzare e tenere sotto controllo tutto il percorso di salute del dipendente. La gestione informatizzata della cartella sanitaria facilita infatti l’esecuzione di accertamenti e prestazioni sanitarie a favore di dipendenti, consentendo il monitoraggio di visite, vaccinazioni e anamnesi.
Grazie a sistemi di ricerca avanzata, è possibile ottenere più velocemente le informazioni necessarie in modo da gestire report periodici e verificare con puntualità le scadenze. I moderni sistemi sono poi dotati di funzionalità capaci di inviare notifiche agli utenti, ad esempio per invitare i lavoratori ad accedere ai referti o per segnalare scadenze a breve termine. Classificando e conservando tutte le informazioni sulla salute e sicurezza dei lavoratori, anche la fatturazione diventa più semplice: basta stabilire i parametri in uso all’interno della propria azienda, per disporre di tutti i dati già compilati al momento dell’emissione della fattura.
I vantaggi di adottare un software per la salute e sicurezza sul lavoro
Le moderne soluzioni software per la salute e sicurezza sul posto di lavoro sono in grado di tenere traccia di ogni mutamento normativo e regolamentare, in modo da garantire piena conformità alla legislazione. Il software è infatti capace di monitorare l’avvento di riforme e gli eventuali cambi di policy, in modo da adattare la gestione alle nuove richieste. Affidarsi a un software ad hoc garantisce così il pieno controllo e il rispetto delle scadenze, evitando di incorrere in ritardi e sanzioni.
Il supporto tecnologico è poi per natura più sicuro di una gestione manuale o affidata a semplici fogli di calcolo. Per garantire la tutela della privacy e la sicurezza dei dati, i migliori software sono oggi dotati di sistemi di controllo che prevengono l’accesso non autorizzato, la cattiva gestione o il furto di identità. L’autenticazione a due fattori, ad esempio, consente di accedere solo dopo l’inserimento di un codice temporaneo rilasciato all’utente.
Inoltre, per facilitare la gestione di gruppi di lavoro geograficamente diffusi o che operano in mobilità, le soluzioni per la salute e sicurezza sul posto di lavoro sono oggi accessibili non solo da computer, ma anche da mobile. L’operatore può così controllare i dati sul proprio tablet in ogni momento, grazie a un modello cloud che unisce le esigenze di velocità e semplicità d’uso ai benefici di una gestione centralizzata. Così da avere una maggiore flessibilità e una migliore produttività.
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