Corsi di formazione, aggiornamento professionale, valutazione dei dipendenti. E ancora protocolli di sicurezza da adottare, rischi da valutare e documenti da compilare. Gestire la mole di adempimenti richiesti alle aziende in materia di formazione e sicurezza del personale sul posto di lavoro è sempre più complesso. Si moltiplicano infatti le attività da gestire e controllare, con l’effetto di rallentare i processi aziendali e aggravare il lavoro di chi deve garantire la piena efficienza della macchina operativa.
Oggi però la tecnologia arriva in soccorso delle aziende. Per snellire i processi e facilitare la gestione, è importante dotarsi di strumenti capaci di ottimizzare la pianificazione, facilitare la comunicazione e migliorare il controllo su tali attività. I nuovi software per la gestione dei processi aziendali rispondono a queste esigenze, permettendo di pianificare, eseguire, controllare e fatturare tutte le attività di sicurezza nei luoghi di lavoro e formazione aziendale in pochi passi.
Pianificare le attività di formazione e sicurezza sul lavoro
La via per una buona gestione e semplificazione dei processi passa innanzitutto dalla pianificazione. Sia sul fronte della formazione sia su quello della sicurezza, programmare in anticipo le attività velocizza il lavoro e assicura la corretta esecuzione di ogni task. Grazie alle moderne soluzioni software dedicate ai processi aziendali, è oggi possibile progettare in modo sicuro e veloce i protocolli di formazione e le iscrizioni ai corsi, gestendo a 360 gradi il processo di aggiornamento professionale dei dipendenti.
Tali strumenti rappresentano un aiuto concreto anche per gli adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro: con un’unica soluzione è infatti possibile progettare i protocolli di protezione, definire i rischi delle mansioni e gli incarichi dei dipendenti. Il software permette anche di mettere a punto i piani di miglioramento della sicurezza nei luoghi aziendali, individuando e progettando in pochi click le attività da svolgere, i tempi di intervento, i responsabili di tali attività.
La pianificazione tramite software utilizza un ampio catalogo di informazioni, che possono essere personalizzate in base alle esigenze dell’organizzazione. In questo modo i responsabili della formazione possono definire facilmente l’elenco delle competenze, anche distinte per mansione e per incarico, e conoscere in ogni momento i corsi compatibili con le esigenze di apprendimento per ciascun dipendente.
Allo stesso modo, chi si occupa di sicurezza in azienda riesce a ottenere una definizione puntuale degli incarichi dei lavoratori, dei relativi rischi e dei dispositivi di protezione individuale da consegnare a ogni dipendente e può verificare in tempo reale tempistiche di intervento, stato di svolgimento delle attività di sicurezza.
Facilitare la condivisione delle informazioni
Per snellire davvero i processi è poi fondamentale garantire una comunicazione semplice e immediata all’interno dell’organizzazione, tra azienda e dipendenti. Poter contare su una piattaforma di gestione per la formazione e la sicurezza dei lavoratori aiuta anche in questo aspetto, semplificando gli adempimenti di tutti i soggetti coinvolti. La possibilità di integrare la piattaforma con i sistemi software maggiormente utilizzati dalle aziende garantisce, inoltre, la condivisione veloce dei dati e delle anagrafiche, rendendo più rapido l’inserimento di informazioni da parte di azienda e lavoratori.
Controllo e collaborazione migliorano, infatti, le prestazioni. Fare affidamento su un calendario condiviso delle iscrizioni ai corsi di formazione e poter gestire efficacemente report e indicatori sintetici delle performance per il miglioramento della sicurezza mette tutti in condizione di monitorare l’andamento delle attività e aiuta anche migliorare gli stessi programmi aziendali in materia di formazione e sicurezza sul lavoro. Soprattutto nelle organizzazioni più grandi e diffuse geograficamente, un supporto tecnologico si rivela un alleato prezioso per restare sempre aggiornati.
Riunire tutti i dati in un’unica piattaforma
Infine, è utile centralizzare la gestione. Riunire in un’unica piattaforma tutte le informazioni inerenti al percorso di aggiornamento professionale dei dipendenti e agli adempimenti richiesti in materia di sicurezza sul lavoro semplifica in modo significativo l’organizzazione dei processi interni all’azienda. Dati rilevanti, come la frequenza ai corsi e l’avanzamento delle competenze, ma anche la programmazione di protocolli di protezione e attività di sicurezza ambientale, possono essere gestiti in modo semplice ed efficace, se concentrati in un unico punto di controllo.
La gestione centralizzata delle attività aumenta l’efficienza del lavoro e la produttività dei dipendenti incaricati di tale gestione. La possibilità di registrare, archiviare e conservare in modo sicuro tutti i dati inerenti alla formazione professionale e alla sicurezza dei dipendenti garantisce all’azienda un controllo puntuale e un aggiornamento continuo delle competenze e delle attività di protezione a tutela delle proprie persone. In questo modo, si coniugano le esigenze di velocità e semplicità dei processi al vantaggio derivante da un monitoraggio costante delle prestazioni e delle attività aziendali.
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